Teori Surat Resmi

   Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi atau dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau instansi untuk diberikan kepada lembaga atau instansi lain dan perorangan (Triyatna , 2014:59). Surat resmi atau dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintahan.Menurut Suryani (2014: 64) surat resmi surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif. Surat- surat resmi, juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang mempunyai kedekatan hukum. Dalam suatu perusahan, surat-surat yang diarsipkan juga menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Berdasarkan uraian diatas, bahwa surat resmi berfungsi sebagai, (1) alat komunikasi,(2) alat bukti tertulis,(3) alat bukti historis, (4) alat pengingat, (5) duta organisasi, (6) pedoman kerja.

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahawa surat dinas adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak lain yang berisikan tentang masalah kedinasan dan kepemerintahan yang ditulis oleh instansi pemerintahan dan ditunjukan kepada instansi lain, perorangan, dan organisasi tertentu dan dtulis menggunakan bahasa resmi.

   Bagian- Bagian Surat Resmi

Surat resmi atau dinas mempunyai delapan bagian, yaitu kop atau kepala surat, tanggal surat, indentitas surat (nomor, lampiran, dan hal), alamat yang dituju, salam pembuka, isi surat, salam penutup, pengirim (tanda tangan dan nama terang), tembusan dan inisial. Dibawah ini akan dijelaskan mengenai tiap-tiap bagian surat resmi atau dinas, sebagai berikut.

1)   Kepala Surat

Setiap surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi pasti mencantumkan kepala surat.

2)   Tanggal Surat

Tanggal surat adalah tanggal pembuatan.

3)   Identitas Surat

Indentitas surat yang meliputi, : (1) nomor surat surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan keluar, kode, dan tahun. (2) lampiran berarti menyertakan sesuatu yang lain. (3) hal bagian yang menunjukan isi atau inti surat secara singkat.

4)   Alamat yang dituju

Alamat biasanya ada dua macam alamat yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat, sedangkan alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada bagian kertas surat.

5)   Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis.

6)   Isi Surat

Isi surat merupakan bagian yang sangat penting karena bagian ini merupakan tempat segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Panjang pendek isi surat bergantung pada banyak atau sedikitnya persoalan yang ingin disampaikan. Jika persoalan yang ingin disampaikan sedikit, maka isi surat menjadi pendek.

7)   Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai penutup pembicaraan melalui surat.

8)   Tembusan

Tembusan dibuat jika surat yang dikirimkan kepada pihak yang sebenarnya dituju diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannya dengan surat tersebut.

  Bahasa Surat Resmi

Bahasa surat resmi termasuk bahasa tulis. Umunya bahasa surat lebih komunikatif karena dipakai sebagai alat komunikasi yang relatif lebih singkat dan jelas. Oleh karena itu, sebelum menulis surat penulis harus mempertimbangkan baik-baik susunan kalimat, pilihan kata serta artinya yang mendukung penyampaian makna. Bahasa surat berperan penting dalam penulisan surat resmi karena bahasa surat merupakan hal yang berbeda dengan bahasa lisan. Bahasa lisan lebih mudah dipahami dari pada bahasa tulis karena nada dan informasi dapat langsung didengar dan dimengerti oleh lawan bicara.

  Keterampilan Menulis Surat Resmi

Salah satu keterampilan menulis adalah menulis surat. Menulis surat sama dengan kegiatan menulis lainya yang memerlukan pengetahuan tentang surat menyurat. Agar dapat menulis surat dengan baik maka perlu latihan dan pemahaman yang cukup mengenai surat menyurat. Menulis kepada orang lain. Penulis surat harus dapat menghasilkan tulisan yang dapat di pahami oleh pembaca surat. Antara penulis dan pembaca surat harus mempunyai kesamaan pemahaman tentang isi surat tersebut.

Penelitian ini mengkhususkan pada jenis surat dinas. Surat ini banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari baik digunakan dalam instansi pemerintahan maupun swasta, jenis ini juga sering digunakan dalam instansi pendidikan.

Menulis surat dinas yang baik tidak mudah dan ada syarat yang harus dipenuhi. Penulis surat harus menerapkan prinsip-prinsip efisiensi dan efektivitas agar mampu menyusun surat dengan baik dan menarik. Kriteria surat yang baik adalah sebagai berikut.

1)        Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat. Untuk itu penulis harus memahami bentuk dan jenis surat yang akan digunakan.

2)        Kalimat yang digunakan adalah kalimat yang sederhana, lugas, dan mudah dipahami pembaca. Kata-kata yang digunakan adalah kata-kata yang jelas tepat, hemat, dan tidak ambigu, serta sesuai dengan tata Bahasa Indonesia.

3)        Nada bahasa yang digunakan sopan, hormat, dan tidak menyinggung pembaca surat. Dalam menulis surat hendaknya penulis bersikap seolah-olah sedang berbicara dengan pembaca.

4)        Surat hendaknya tidak terlalu panjang. Surat yang pendek lebih memberi manfaat.

5)        Surat yang bersih dan rapi dalam penulisan, usahakan jangan ada kesalahan tulisan.

Arifin, Zainal. 2013. Evaluasi Pembelajaran. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.

Chaer, Abdul. 2006. Tata Bahasa Praktis Bahasa Indonesia. Jakarta: PT. Rineka Cipta.

Dalma. 2012. Keterampilan Menulis. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.

Hardjono, Dewibertha. 2007.             Bahasa Indonesia untuk Mahasiswa.  Yogyakarta: C.V Andi Offset.

Nugiantoro, Burhan. 2014. Penilaian Pembelajaran Bahasa. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

Soedjito. 2014. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.

Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung : CV Alfabeta.

.               ,2010. Statistik untuk Penelitian. Bandung : CV Alfabeta.

Suryani, Nanik. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Triyatna, Slamet. 2014. Korespodensi Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Yogyakarta: Mediatera.