Definisi Surat

SURAT-MENYURAT

 

Definisi Surat

            Menurut Ali (dalam Hikmat, 2013:143) menyebutkan surat merupakan “sehelai kertas atau lenih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan tertulis”. Jaman dahulu surat digunakan sebagai alat komunikasi antara masyarakat. Menulis surat merupakan hal yang sangat mudah dan dapat dilakukan dimana saja serta dapat dijadikan arsip oleh pemilik surat tersebut. Surat pada awalnya berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasanya dikirimkan ke tempat lewat kuda atau burung merpati. Namun kini dapat dikirim dengan media pos, sehingga lebih cepat dan efisien. Era modern saat ini surat dapat dikirim dengan berbagai cara, gadget, HP, I-Pad, facsimile, email, internet dll. Surat dapat dijadikan sebagai bukti bahwa telah mengadakan suatu perjanjian atau kegiatan yang bersifat formal atau informal. Pendapat senada juga diungkapkan oleh Wiriadihardja (dalam Hikmat, 2013: 143) surat merupakan tulisan yang berisikan pernyataan dari penulis yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada pihak lain. Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut surat merupakan alat komunikasi yang mewakili seseorang atau instansi untuk menyampaikan maksud tertentu.

 

 Fungsi Surat

            Surat masih andal menjadi bukti otentik dan benda berharga di tengah perkembangan teknologi komunikasi. Berikut fungsi dari surat.

A.     Bukti

Surat bisa menjadi bukti hitam di atas putih dengan membubuhkan tanda tangan. Hal ini biasa terjadi dalam surat kerjasama atau perjajian dengan orang lain.

B.     Wakil

Seseorang atau sebuah instansi dalam menyampaikan suatu hal tanpa harus kehadiran pengirim surat tersebu disebabkan alasan tertentu.

C.     Alat Pengikat

Surat dapat dijadikan alat pengikat dalam suatu perjanjian yang telah dibuat. Maka orang atau instansi yang membuat perjanjian akan bertanggung jawab sesuai perjanjian dengan bukti surat tersebut.

D.     Referensi

Adanya bukti surat surat lama selain merupakan bukti otentik yang selalu disimpan, surat tersebut bisa dimanfaatkan sebagai referensi dalam penelitian atau pengungkapan sebuah sejarah.

E.      Promosi

Adanya logo dan kop surat bisa menjadi alat proposi sebuah instansi.

 

 Jenis Surat

Surat berdasarkan isinya	Surat berdasarkan tujuannya	Surat berdasarkan kerahasiannya	Surat berdasarkan cara pengirimannya
1)      Surat resmi            : surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga untuk keperluan formal. 2)      Surat pribadi: surat yang dikeluarkan untuk keperluan pribadi 3)      Surat niaga: surat untuk keperluan bisnis atau perdagangan, penawaran, perminataan dll.	1)      Undangan 2)      Pemesanan 3)      Lamaran 4)      Tugas 5)      Penawaran 6)      Pengantar dsd	1)      Surat sangat rahasia 2)      Surat rahasia 3)      Surat konfdensial	1)      Pos 2)      Telegram 3)      Surat bersampul 4)      Teleks 5)      Fak

 

Kaidah Membuat Surat

A. Syarat membuat surat yang baik

a.       Memahami permasalahan pokok yang disampaikan

b.      Menggunakan bahasa baku dan sopan santun

c.       Bahasa yang digunakan sederhana dan tidak panjang lebar

d.      Menggunakan kata-kata umum dan dipahami oleh pembaca

B. Bagian surat dan fungsinya

a.       Kepala suarat atau kop surat

Berisi:

1)      Nama instansi

2)      Alamat lengkap

3)      Logo

4)      Nomor tlp, fax email.

5)      Website.

Bagian ini berfungsi memberikan informasi kepada penerima mengenai identitas pengirim surat tersebut.

b.      Tanggal surat

Bagian ini menunjukkan waktu pembuatan surat tersebut. Penulisanya meliputi kota, tanggal, bulan dan tahun pembuatan.

Contoh.

1)      Jakarta, 25 Maret 2013

2)      Banyuwangi, 12 Agustus 2015

c.       Nomor Surat

Nomor surat ini digunakan untuk mempermudah penyimpanan surat dan menggunakannya kembali saat diperlukan. Selain itu memudahkan dalam mencari arsip surat itu kembali.

Contoh.

1)      Nomor : 231/D5/V/13

2)      No.      : 231/F5/VI/20

d.      Lampiran surat

Bagian ini adalah lembaran kertas lain selain kertas /surat utama yang disertakan di dalamnya.

Contoh.

Lamp.              : dua lembar

e.       Hal atau perihal surat

Hal/perihal surat merupakan maksud dan tujuan surat surat itu dibuat.

            Contoh.

Hal                   : Undangan

Hal                   : Permohonan pekerjaan

f.       Alamat yang dituju

Bagaian ini berisi alamat tujuan surat, biasanya diletakkan di depan amplop dan didalam surat. Bagian ini juga memerlukan kesopanan.

Contoh.

Yth. Bpk. Suwadi

Jl. Durian 3 No. 1312

Jakarta Timur

Yang terhormat

Bapak Kely

Jl. Durian 3 No. 1312

Jakarta Timur

Kepada

Kepala SMA 1 Jember

Jl. Perjuangan No. 21

Jember

g.       Salam Pembuka

Bagian ini tujuannya adalah menekankan kesan sopan.

Contoh.

1)      Dengan hormat,

2)      Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

h.      Kalimat pembuka

Bagain ini disebut juga dengan kata perdahuluan. Bagian ini berisi kalimat pembuka yang gunanya untuk memberikan minat dan perhatian pembaca untuk mengetahui surat tersebut.

Contoh.

1)      Dengan ini kami memberitahukan bahwa ...

2)      Dalam rangka melaksanakan ...

3)      Dengan ini kami sampaikan bahwa ...

4)      Sesuai dengan surat ... kami kirimkan ...

5)      Bersama surat ini, kami lampirkan ...

6)      Saya yang bertada tangan di bawah ini ...

i.        Isi surat

Bagain ini merupakan hal yang terpenting dalam penulisan surat karena ini merupakan pokok dari inti dari surat yang disampakan. Penulisan isi surat harus mencerminkan kesopanan, agar pembaca surat tidak tersinggung dan kecewa.

j.        Kalimat penutup surat

Kalimat penutup surat berisi ucapan terima kasih, pengarapan, dan penegasan surat yang telah dikirim.

Contoh.

1)      Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih

2)      Mengingat pentingnya pertemuan ini , kehadiran Saudara kami harapkan tepat pada waktunya.

3)      Atas kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

k.      Salam penutup

Bagian ini berfungsi untuk mengakhiri surat yang disampaikan

Contoh.

Hormat kami,

Walaikumsalam warahmatullahi wabarakatuh

l.        Tanda tangan

Bagian ini berfungsi identitas pengirim surat. Bagain ini harus ditandatangani apabila sudah legal dan siap dikirimkan.

Contoh.

Hormat kami,

Direktur utama

Hermawan

Penulis

Santoso

m.    Tembusan

Bagain ini bertujuan untuk pernyataan bahwa surat yang dibuat juga dikirimkan kepada pihak lainnya yang berkepentingan dengan isi surat tersebut.

Contoh.

Tembusan

Wali Kota

Depatemen Agama

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Zaenal dan Amran Tasai. 1985. Berbahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Jakarta: Mediyatama sarana Perkasa.

Artati, Budi. 2009. Baku dan Tidak Baku. Klaten: Intan Pariwara.

Chaer, Abdul. 2011. Ragam Bahasa Ilmiah. Jakarta: Rinneka Cipta.

Dalman. 2012. Menulis Karya Ilmiah. Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Keraf, Gorys. 1984. Tata Bahasa Indonesia: Sekolah Menengah Tingkat Atas. Jakarta: Nusa Indah.

Hikmat, Ade dan Nani Solihati. 2013. Bahasa Indonesia. Jakarta: Kompas Gramedia.

Nazar, A. Noerzihri. 2006. Bahasa Indonesia dalam Karangan Ilmiah. Bandung: Humaniora.

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1993. Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan. Jakarta: Gramedia Widia Sarana Indonesia.

Yunohudiyono, dkk. 2007. Bahasa Indonesia Keilmuan. Surabaya: UNESA University Press