Sistem Administrasi Pendidikan

SISTEM SEBAGAI MODEL ADMINISTRASI 

 Pengertian Sistem

Memperhatikan beberapa definisi yang telah dikemukakan oleh para ahli, dapat ditarik beberapa hal pokok mengenai apa yang dimaksud dengan sistem.

a.       Suatu sistem bergerak ke arah tujuan tertentu

Semua unsur yang ada dalam sebuah sistem akan bergerak dan berperan sesuai dengan fungsinya masing–masing dan secara bersama–sama akan tertuju pada apa yang ingin dicapai. Namun, tujuan yang ada dalam sebuah sistem akan mengikuti hierarki tertentu. Pencapaian tujuan akhir dari suatu sistem akan melalui tahap–tahap pencapaian tujuan pada setiap bagiannya masing–masing

b.      Suatu sistem terdiri atas bagian – bagian tertentu.

Urutan hierarki sistem dimulai dari bagian yang terbesar sampai pada unsur atau elemen. Fungsi yang dijalankan suatu bagian tidak dapat digantikan oleh bagian yang lain. Kalau terjadi kekosongan (ketidakadaan) akan menyebabkan suatu sistem tersebut tidak akan mencapai tujuan sebagaimana yang diharapkan. Penyimpangan fungsi untuk mencapai tujuan dari suatu bagian akan merupakan “gangguan” terhadap bekerjanya suatu sistem

c.       Adanya kesatuan berbagai bagian unsur yang saling kait.

Adanya saling kait diantara semua bagian, komponen atau unsur yang membentuk suatu sistem sangat diperlukan agar sistem tersebut berfungsi atau bekerja. Suatu sistem hendaknya dipandang sebagai suatu kedaulatan atau kesatuan yang terpadu.

d.      Terbuka untuk berhubungan dengan lingkungannya.

Dapat dikatakan bahwa tidak ada sistem yang benar – benar tertutup. Semua sistem pada dasarnya berada dalam ssuatu lingkungan tertentu. Pendapat ini dikemukakan oleh Elias M. Awad (1979, p.4)

e.       Adanya sejumlah aktivitas yang dilaksanakan.

Aktivitas yang terjadi dalam suatu sistem senatiasa ditujukan pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Aktivitas yang dilaksanakan berkenaan baik dengan unsur – unsur yang membentuk sistem secara sendiri – sendiri maupun dengan pengkombinasian berbagai unsur yang ada

Karakteristik Sistem

Pada dasranya tidak ada sistem yang benar – benar tertutup, maka dalam mengemukakan karakteristik sistem dalam hal ini bererati suatu sistem yang terbuka. Karaketristik sistem yang terbuka menurut D. Katz dan R. L. Khan (in F.E. Emery, 1974, p. 92 – 100) adalah

a.       Pemasukan Energi

Berbagai bentuk energi diperlukan oleh sistem dimasukkan (diimpor) dari berbagai lingkungan eksternal. Suatu sistem itu memerlukan masukan (input) dari lingkungannya.

b.      Transformasi Bahan-Bahan atau Energi

Bahan–bahan masukan atau energi yang diperoleh dari lingkungan ditransformasikan atau diprosesoleh sistem. Dalam hal ini dilaksanakan aktivitas sistem untuk mengubah bahan – bahan masukan maupun energi yang tersedia untuk menghasilkan sesuatu yang diperlukan.

c.       Hasil

Hasil dari proses dalam sistem dilontarkan ke lingkungan eksternal.

d.      Sistem sebagai Lingkaran Peristiwa-Peristiwa

Hubungan antara sistem dengan lingkungannya menunjukkan adanya suatu siklus yang berpola. Dalam hal ini saling butuh dan saling memberi antara sistem dan lingkungan menyebabkan terjadinya siklus tersebut.

e.       Entropi Negatif

Proses entropik adalah suatu hukum alam yang universal untuk semua bentuk organisasi ke arah ketidakteraturan atau mati. Sistem terbuka yang mengimpor energi dari lingkungan eksternalnya dapat menyimpannya dan dapat mencapai tingkat entropi yang negatif. Ada kecenderungan bahwa sistem terbuka akan berusaha untuk meningkatkan energi yang diimpor agar dapat bertahan untuk suatu periode tertentu

f.       Input Informasi, Umpan Balik Negatif dan Proses Pengkodean.

Masukan untuk suatu sistem kehidupan tidak hanya meliputi bahan – bahan energi, tetapi juga masukan – masukan yang bersifat informatif yang berfungsi dalam hubungannya dengan lingkungan.

Tipe masukan informasi yang ditemukan dalam suatu sistem ialah “Umpan Balik Negatif”. Jenis ini memungkinkan suatu sistem untuk mengoreksi peyimpangan yang terjadi.

Suatu sistem terbuka pula mempunyai sifat selalu selektif dalam menerima masukan – masukan ke dalam sistem dari lingkungan. Sistem yang ada akan menciptakan asimilasi terhadap masukan – masukan dapat diadaptasi. Mekanisme selektif dalam menerima bahan – bahan masukan serta prinsip – prinsip selektif dan adaptif terhadap struktur dinakam pengkodean.

g.      Steady State dan Homeotatis yang Dinamik.

Steady state merupakan ciri kemampuan sistem untuk bertahan yang memungkinkan adanya importasi energi yang dapat menahan entropi. Steady state bukan berarti tidak bergerak. Pemasukan energi dari lingkungan eksternal dan pengeluaran produk sistem tetap terlaksana secara kontinu, hanyalah selalu ditandai oleh adanya rasio pertukaran energi dan hubungan diantara bagian – bagian yang tetap sama.

h.      Diferensiasi

Sistem terbuka bergerak ke arah deferensiasi dan elaborasi. Dengan kata lain sistem terbuka mempunyai kecendurungan untuk bertumbuh menjadi lebih terspesialisasi mengenai elemen–elemen dan strukturnya dielaborasi sehingga batas – batasnya diperluas.

i.        Ekuifinalitas

Dalam sistem terbuka cara–cara untuk mencapai suatu tujuan dapat dilalui dengan banyak cara. Juga dapat dikatakan bahwa untuk mencapai tujuan tertentu (yang diinginkan) bermacam–macam input dapat diproses dengan cara atau metode yang berbeda pula. Konsep ini dikenal dengan nama ekuifinalitas.

 Klasifikasi Sistem

a.       Menurut terjadinya sistem

1)      Sistem natural

Kebanyakan sistem–sistem natural ini merupakan sistem – sistem fisik atau biologis. Sistem natural ialah semua sistem yang dapat berwujud karena proses alamiah.

2)      Sistem buatan manusia

Sistem ini dibentuk dengan sengaja oleh manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Kebanyakan sistem organisasi atau sistem sosial termasuk dalam sistem buatan manusia.

b.      Menurut tingkat kompleksitiasnya

1)      Sistem sederhana

Sistem-sistem yang termasuk dalam kategori ini adalah yang terdiri dari bagian atau unsur-unsur yang kurang bervariasi dan permasalahannya cukup sederhana.

2)      Sistem kompleks

Sistem-sistem yang kompleks ialah semua yang memiliki unsur yang cukup banyak dan bervariasi sehingga menimbulkan persoalan yang rumit pula.

c.       Menurut tingkat predictability

1)      Sistem-sistem yang probabilistic yaitu sistem-sistem yang dapat mencapai hasil yang bervariasi. Hasil yang dicapai tidak menunjukkan tingkat kepastian tinggi.

2)      Sistem-sistem deterministik yaitu sistem-sistem yang hasilnya dapat diprediksi. Sistem-sistem ini melaksanakan apa yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan. Dengan demikian diharapkan tidak terjadi perubahan dalam hasil yang dicapai. Baik untuk sistem-sistem yang deterministic maupun yang probabilistik dapat berupa sistem yang sederhana ataupun kompleks.

d.      Menurut kedinamikaan sistem

1)      Sistem-sistem yang statis, yaitu sistem yang tidak memperlihatkan adanya perubahan-perubahan secara struktural.

2)      Sistem-sistem yang dinamik, yaitu yang memungkinkan terjadinya perubahan-perubahan sewaktu-waktu.

3)      Sistem-sistem homeostatic, yaitu sistem yang elemen-elemennya bersifat statis, sedangkan dalam hal hubungannya dengan lingkungan terdapat sifat dinamik.

e.       Menurut kemungkinan berinteraksi dengan lingkungan

1)      Sistem-sistem terbuka, yaitu semua sistem yang dapat berhubungan dengan timbal balik antara elemen-elemen sistem dengan lingkungannya.

2)      Sistem-sistem tertutup, yaitu semua sistem yang tidak dapat berinteraksi secara jelas dengan lingkungannya.