Hakikat Menulis dan Keterampilan Menulis Surat Resmi

Pengertian Menulis

Menulis adalah kegiatan menyusun serta merangkaikan kalimat sedemikian rupa agar pesan, informasi, serta maksud yang terkandung dalam pikiran, gagasan, dan pendapat penulis dapat disampaikan dengan baik. Untukk itu, setiap kalimat harus disusun sesuai dengan kaidah-kaidah gramatika sehingga mampu mendukung pengertian yang baik. Menulis merupakan suatu kegiatan produktif dan ekspresif.

Menurut Alek (2010:106), menulis merupakan suatu kegiatan untukk menciptakan suatu catatan atau informasi pada suatu media dengan menggunakan aksara. Menulis merupakan suatu kegiatan komunikasi berupa penyampaian pesan (informasi) secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa tulis sebagai alat atau medianya. Menulis juga merupakan sebuah proses kreatif menuangkan gagasan dalam bentuk bahasa tulis (Dalma,2015:3).Menurut Suparno dan Yunus (2008 :13) menulis merupakan suatu kegiatan penyampaian pesan (komunikasi) dengan menggunakan bahasa tulis sebagai alat atau medianya.Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa menulis adalah proses penyampaian pikiran, angan-angan, perasaan dalam bentuk lambang, tanda, tulisan yang bermakna.

Proses Menulis

Menurut Dewi ( 2007 :123), menulis harus melalui tiga tahap proses penulisan sebagai berikut.

1)   Tahap pramenulis diakukan persiapan, terutama menyanggkut materi tulisan.

2)   Tahap penulisan dilakukan kegiatan menuangkan ide ke dalam tulisan tanpa kekhawatiran tentang hal-hal seperti tata bahasa, ejaan dan sebagainya.

3)   Tahap revisi dilakukan atas bagian-bagian tulisan yang dianggap perlu direvisi.

Keterampilan menulis merupakan kegiatan yang sangat penting untuk ditanamkan sejak dini, karena menulis membutuhkan latihan yang terus menerus. Akan tetapi, pada kenyataannya saat ini keterampilan menulis kurang mendapat perhatian dari masyarakat, khususnya orang tua. Mereka kurang menanamkan minat menulis dan kurang melatih anak-anak mereka agar dapat menulis dengan baik. Keterampilan menulis mempunyai berbagai macam jenis antara lain menulis karangan (mengarang), menulis cerpen, menulis puisi, dan menulis surat.

Pengertian Surat

Surat merupakan kegiatan yang sering dilakukan oleh kebanyakan orang. Kegiatan ini dapat dilakukan antara satu orang dengan orang lain dan dapat juga seseorang dengan instansi atau instansi dengan lembaga. Surat menyurat juga merupakan kegiatan yang penting dalam masyarakat saat ini. Akan tetapi, dalam kegiatan surat menyurat sekarang ini masih banyak siswa yang kurang memahami dan menuai kesulitan dalam membuat surat. Kesulitan yang dialami oleh pemakai saat ini ditemukan dalam penggunaan aturan surat menyurat yang umum, baik dari segi bahasa maupun bentuknya (Djuharie, 2011:10)

Menurut Soedjito (2014 :1) ditinjau dari isinya adalah jenis karangan (komposisi)paparan. Di dalam paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Ditinjau dari wujud peraturanya, surat adalah percakapan yang tertulis. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tulis.

Menurut Nanik (2014:1) surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahasa komunikasi) yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi, lembaga, dan instansi. Adapun percakapan dalam surat sesuai dengan tatacara bahasa tulis. Isi atau maksud surat dapat berupa suatu pemberitahuan, permohonan, pernyataan dan sebagainya. Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat menyurat adalah alat atau sarana untuk menyampaikan pesan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain yang berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan, undangan, sanggahan, dan sebagainya.

Tujuan Surat

Surat masih penting perannya dalam komunikasi, baik untuk kepentingan pribadi maupun kelompok. Penulisan surat mempunyai tujuan- tujuan tertentu. Menurut Slamet (2014:3), tujuan penulisan surat dibagi menjadi tiga, sebagai berikut.

1)        Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain.

2)        Ingin mendapatkan balasan, reaksi atau tanggapan dari penerima surat tentang informasi yang disampaikan tersebut.

3)        Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang di terima jelas.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan surat adalah untuk menyampaikan sebuah informasi atau menjalin komunikasi secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lainnya, yang dilaksanakan dengan saling berkirim surat.

Fungsi Surat

Secara umum surat berfungsi sebagai media komunikasi. Menurut Slamet (2014:4), fungsi surat dibagi menjadi delapan, sebagai berikut.

1)        Alat bukti tertulis, misalnya perjanjian. Dipergunakan bila terjadi perselisihan antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2)        Surat sebagai dokumen tertulis, misalnya akte kelahiran, surat keputusan (SK), surat nikah, KTP.

3)        Duta organisasi atau wakil penulis, misalnya surat-surat yang dikirim oleh suatu perusahan kepada perusahaan lain atau rekannya.

4)        Surat sebagai media komunikasi.

5)        Surat sebagai barometer kemajuan kantor.

6)        Surat sebagai alat pengingat, bila dipergunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan.

7)        Surat sebagai bukti historis, yaitu digunakan untuk mengetahui atau meyelidiki kegiatan seseorang.

8)        Pedoman kerja, yaitupedoman dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan.

Menurut Nanik(2014 :2-3) fungsi surat dibagi menjadi lima, sebagai berikut.

1)        Alat bukti sebagai tertulis

Surat sebagai alat bukti tertulis akan dipergunakan apabila terjadi adanya perselisihan diantara orang atau pejabat yang menulis dan menerima surat tersebut karena melakukan kegiatan dengan menggunakan media surat.

2)        Bukti histori

Surat yang pernah dikirim maupun diterima pada suatu organisasi, lembaga  dan instansi dapat dijadikan sebagai bahan kajian tentang aktivitasnya atau tindakan- tindakan yang pernah dilakukan selama beberapa tahun trakhir.

Berdasarkan pendapat tersebut disimpulkan bahwa fungsi surat adalah sebagai alalat komunikasi tertulis serta dokumentasi oleh penulis maupun pengirim. Selain itu, fungsi surat juga untuk memperpendek jarak antara pengirim dan penerima surat.    

 Bagian- bagian surat

Surat tersusun dari bagian-bagian yang setiap bagian surat tersebut memiliki fungsi dan cara penulisan tersendiri. Sedamgkan cara meletakkan bagian-bagian surat tersebut tergantuk bentuk surat yang di pilih.Menurut Soedjito (2024:38),bagian surat meliputi :

1)        Kepala

2)        Nama tempat dan tanggal

3)        Nomor

4)        Lampiran

5)        Hal atau perihal

6)        Alamat

7)        Salam pembuka

8)        Isi

9)        Salam penutup dan

10)    Tembusan

Menurut Slamet (2014:29), bagian surat meliputi :

1)        Kepala

2)        nomor

3)        Tanggal

4)        Lampiran

5)        Hal atau perihal

6)        Alamat tujuan

7)        Salam pembuka

8)        Isi

9)        Salam penutup

10)    Nama organisasi atau unit yang mengeluarkan surat

11)    Jabatan penanda tangan

12)    Tanda tangan dan penanggung jawab

13)    Tembusan

14)    Inisial pengonsep dan pengetik

 Pengertian Surat Resmi

Surat resmi atau dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau instansi untuk diberikan kepada lembaga atau instansi lain dan perorangan (Slamet, 2014:59). Surat resmi atau dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintahan.Menurut Nanik (2014: 64) surat resmi surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif. Surat- surat resmi, juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang mempunyai kekatan hukum. Dalam suatu perusahan, surat-surat yang diarsipkan juga menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Berdasarkan uraian diatas, bahwa surat resmi berfungsi sebagai, (1) alat komunikasi,(2) alat bukti tertulis,(3) alat bukti historis, (4) alat pengingat, (5) duta organisasi, (6) pedoman kerja.

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahawa surat dinas adalah alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak lain yang berisikan tentang masalah kedinasan dan kepemerintahan yang ditulis oleh instansi pemerintahan dan ditunjukan kepada instansi lain, perorangan, dan organisasi tertentu dan dtulis menggunakan bahasa resmi.

Daftar Rujukan

Arifin, Zainal. 2013. Evaluasi Pembelajaran.Bandung : PT Remaja Rosdakarya.

Chaer, Abdul. 2006. Tata Bahasa Praktis Bahasa Indonesia. Jakarta: PT. Rineka Cipta.

Dalma. 2012. Keterampilan Menulis. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.

Hardjono, Dewibertha. 2007.             Bahasa Indonesia untuk Mahasiswa.  Yogyakarta: C.V Andi Offset.

Nugiantoro, Burhan. 2014. Penilaian Pembelajaran Bahasa. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

Soedjito. 2014.Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.

Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung : CV Alfabeta.

. 2010. Statistik untuk Penelitian. Bandung : CV Alfabeta.

Suryani, Nanik. 2014. Korespondensi Bahasa Indonesia. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Triyatna, Slamet. 2014.Korespodensi Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Yogyakarta: Mediatera.