Surat Menyurat
Definisi
Menurut Ali
(dalam Hikmat, 2013:143) menyebutkan surat merupakan “sehelai kertas atau lenih
yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan tertulis”. Jaman
dahulu surat digunakan sebagai alat komunikasi antara masyarakat. Menulis surat
merupakan hal yang sangat mudah dan dapat dilakukan dimana saja serta dapat
dijadikan arsip oleh pemilik surat tersebut. Surat pada awalnya berisikan
dokumen-dokumen pemerintah yang biasanya dikirimkan ke tempat lewat kuda atau
burung merpati.
Fungsi
Surat
masih andal menjadi bukti otentik dan benda berharga di tengah perkembangan
teknologi komunikasi. Berikut fungsi dari surat.
A.
Bukti
Surat bisa
menjadi bukti hitam di atas putih dengan membubuhkan tanda tangan. Hal ini
biasa terjadi dalam surat kerjasama atau perjajian dengan orang lain.
B.
Wakil
Seseorang
atau sebuah instansi dalam menyampaikan suatu hal tanpa harus kehadiran
pengirim surat tersebu disebabkan alasan tertentu.
C.
Alat Pengikat
Surat dapat
dijadikan alat pengikat dalam suatu perjanjian yang telah dibuat. Maka orang
atau instansi yang membuat perjanjian akan bertanggung jawab sesuai perjanjian
dengan bukti surat tersebut.
D.
Referensi
Adanya bukti
surat surat lama selain merupakan bukti otentik yang selalu disimpan, surat
tersebut bisa dimanfaatkan sebagai referensi dalam penelitian atau pengungkapan
sebuah sejarah.
E.
Promosi
Adanya logo
dan kop surat bisa menjadi alat proposi sebuah instansi.
Syarat Membuat Surat
a. Memahami permasalahan pokok yang disampaikan
b. Menggunakan bahasa baku dan sopan santun
c. Bahasa yang digunakan sederhana dan tidak
panjang lebar
d. Menggunakan kata-kata umum dan dipahami oleh
pembaca
Bagian surat dan fungsinya
a.
Kepala suarat atau kop surat
Berisi:
1)
Nama instansi
2)
Alamat lengkap
3)
Logo
4)
Nomor tlp, fax email.
5)
Website.
Bagian ini
berfungsi memberikan informasi kepada penerima mengenai identitas pengirim
surat tersebut.
b.
Tanggal surat
Bagian ini
menunjukkan waktu pembuatan surat tersebut. Penulisanya meliputi kota, tanggal,
bulan dan tahun pembuatan.
Contoh.
1)
Jakarta, 25 Maret 2013
2)
Banyuwangi, 12 Agustus 2015
c.
Nomor Surat
Nomor surat
ini digunakan untuk mempermudah penyimpanan surat dan menggunakannya kembali
saat diperlukan. Selain itu memudahkan dalam mencari arsip surat itu kembali.
Contoh.
1)
Nomor : 231/D5/V/13
2)
No. :
231/F5/VI/20
d.
Lampiran surat
Bagian ini
adalah lembaran kertas lain selain kertas /surat utama yang disertakan di
dalamnya.
Contoh.
Lamp. : dua lembar
e.
Hal atau perihal surat
Hal/perihal
surat merupakan maksud dan tujuan surat surat itu dibuat.
Contoh.
Hal : Undangan
Hal : Permohonan pekerjaan
f.
Alamat yang dituju
Bagaian ini
berisi alamat tujuan surat, biasanya diletakkan di depan amplop dan didalam
surat. Bagian ini juga memerlukan kesopanan.
Contoh.
Yth. Bpk.
Suwadi
Jl. Durian 3
No. 1312
Jakarta Timur
Yang
terhormat
Bapak Kely
Jl. Durian 3
No. 1312
Jakarta
Timur
Kepada
Kepala SMA 1
Jember
Jl.
Perjuangan No. 21
Jember
g.
Salam Pembuka
Bagian ini
tujuannya adalah menekankan kesan sopan.
Contoh.
1)
Dengan hormat,
2)
Assalamualaikum
warahmatullahi wabarakatuh
h.
Kalimat pembuka
Bagain ini
disebut juga dengan kata perdahuluan. Bagian ini berisi kalimat pembuka yang
gunanya untuk memberikan minat dan perhatian pembaca untuk mengetahui surat
tersebut.
Contoh.
1)
Dengan ini kami memberitahukan bahwa ...
2)
Dalam rangka melaksanakan ...
3)
Dengan ini kami sampaikan bahwa ...
4)
Sesuai dengan surat ... kami kirimkan ...
5)
Bersama surat ini, kami lampirkan ...
6)
Saya yang bertada tangan di bawah ini ...
i.
Isi surat
Bagain ini
merupakan hal yang terpenting dalam penulisan surat karena ini merupakan pokok
dari inti dari surat yang disampakan. Penulisan isi surat harus mencerminkan
kesopanan, agar pembaca surat tidak tersinggung dan kecewa.
j.
Kalimat penutup surat
Kalimat
penutup surat berisi ucapan terima kasih, pengarapan, dan penegasan surat yang
telah dikirim.
Contoh.
1)
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih
2)
Mengingat pentingnya pertemuan ini , kehadiran Saudara
kami harapkan tepat pada waktunya.
3)
Atas kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
k.
Salam penutup
Bagian ini
berfungsi untuk mengakhiri surat yang disampaikan
Contoh.
Hormat kami,
Walaikumsalam warahmatullahi wabarakatuh
l.
Tanda tangan
Bagian ini
berfungsi identitas pengirim surat. Bagain ini harus ditandatangani apabila
sudah legal dan siap dikirimkan.
Contoh.
Hormat kami,
Direktur
utama
Hermawan
Penulis
Santoso
m.
Tembusan
Bagain ini
bertujuan untuk pernyataan bahwa surat yang dibuat juga dikirimkan kepada pihak
lainnya yang berkepentingan dengan isi surat tersebut.
Contoh.
Tembusan
Wali Kota
Depatemen
Agama
No comments:
Post a Comment