Hakikat Administrasi Pendidikan dan Administrator

HAKIKAT ADMINISTRASI

 

Ilmu Administrasi

a.       Pengertian administrasi

Administrasi menurut asal katanya berasal dari bahasa latin. ad + ministrae, ad berarti intensif sedangkan ministrae berarti melayani, membantu, dan memenuhi, jadi tugas utama seorang adminisatrator/manajer adalah memberikan layanan prima. Administrare adalah kata kerja sedangkan kata bendanya adalah administration dan kata sifatnya adalah administratiavus. Administrasi dalam pengertian yang sempit adalah suatu pekerjaan tata usaha dalam kantor. Administrasi dalam pengertian yang luas adalah seluruh proses kerja sama orang atau lebih dalam mencapai tujuan bersama.

b.      Definisi administrasi menurut para ahli

Leonard D white (1955: P.1) merumuskan sebaagai "administration is a process comman to all group effort public or provaate, civil or millitaaary, large scaale or smaall scall" (administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok baik usaha pemerintah, ataupun swasta, sipil atau militer baik secara besar-besaran ataupun kecil-kecilaan)

            H.A.Simon (1961:P.3) "administration can be defined aas the aactivitiesa if group cooperating to accomplish common goals" (administrasi dapat didefenisikan sebagai kegiatan kelompok orang-orang yaang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)

            Dwoght Waldo (1971:P.20) "administrasi adalah suaatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasional yang tinggi":

            The Lianag Gie (1965:P.5) "administrasi adalah segenap proses penyelenggaraaaan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu". defenisi ini mendapat perubahan (1972 :P.a37) yaitu peoses penyelenggaraan diganti dengan rangkaian penataan. kemudian lebih disempurnakan (1977:13) yaitu administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapaai tujuan tertentu.

            S.p Siagiaan (1985:P.3) " adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

            Parajudi Atmosudirjo (11975 : P) administrasi adalah pengendalian dan penggerakk dari suatu organisasi sedemikiaan rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yakni kepala organisasi.

c.       Kedudukan Administrasi

Dalam kehidupan manusia serba kebutuhan, kebutuhan untuk tempat tinggal, makan, pakaian dan lain-lain yang biasa dikenal dengan istilah kebutuhan- kebutuhan primer atau kebutuhan pokok. Untuk dapat memenuhi kebutuhan ini apa itu kebutuhan primer atau kebutuhan sekunder. Orang harus mengusahakan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata

Berusaha seorang diri maupun secara bekerja sama dengan perbuatan yang nyata akan dengan perbuatan nyata maka kebutuhan itu menjelma menjadi tujuan. Di dalam memenuhi kebutuhannya dalam banyak hal orang harus bekerja sama atau dengan kata lain orang harus melaksanakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam mencapai tujuaannya. proses penyelenggaraan inilah yang disebut dengan administrasi dan pada masyarakat modern yaang makin berkembang ini makin penting pula tujuan-tujuan yang ingin dan hendak dicapainya maka makin baik dan tepat pula administrasi yanag harus diarahkannya. Oleh karena it, makin penting pula kedudukan administrasi sebagai kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut.

Kedudukan administrasi penting dalam suatu negara yang telah maju apalagi bagi negara yang sedang berkembang. yang mana administrasi akan memberi sumbangan pengalaman dibidang apapun telah mengajarkan kepada negara-negera itu bahwa masalah kemajuan negara bukanlah dititik beratkan hanya pada modal yang cukup sumber-sumber alam dan kekayaan bumi yaang berlimpah-limpah tenaga kerja manusia yang belebih-lebihan tetapi sangat dibutuhkan peranan/kedudukan aadminstrasi. Administras merupakan modal yang berhargan sekali bagi negara-negara tersebut untuk melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan apalagi asas utama administrasi adalah daya guna kerja berarti bahwa manusia ingin mencapai suatu hasil secara maksimum atau terbaik dengan menyelenggarakan sesuatu keja atau usaha secara minimum dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Disamping administrasi penting bagi suatu negara maka admnistrasi juga penting bagi badan-badaan atau organisasi perusahaaan dan perindustrian juga bagi lembaga-lembaga seperti lembaga peradilan lembaga permasyarakatan bahkan pembrontak dan orang matipun membutuhkan admnistrasi. Sehingga dapat dikatakan bahwa dimana ada terdapat kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama maka disana terdapat administrasi.

 

Adminitrasi Pendidikan

a.       Pengertian Administrasi Pendidikan

Berdasarkan etimologi “administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri dari “ad” artinya intensif dan “ministrare” artinya melayani, membantu atau mengarahkan. Jadi pengertian administrasi adalah melayani secara intensif. Dari perkataan “administrare” terbentuk kata benda “administrario” dan kata “administrauus” yang kemudian masuk ke dalam bahasa Inggris yakni “administration” (DR. Hadari Nawawis, 1982). Selain itu dikenal juga kata “administratie” yang berasal dari kata belanda, namun memilki arti yang lebih sempit, sebab terbatas pada aktivitas ketatatusahaan yaitu kegiatan penyusunan dan pencatatan keterangan yang diperoleh secara sistematis. Administrasi sering dikaitkan dengan aktivitas administrasi perkantoran yang hanya merupakan salah satu bidang dari aktivitas adminstrasi yang sebenarnya.

Ditinjau dari katanya, administrasi mempunyai arti sempit dan arti luas. Dalam arti sempit diartikan sebagai kegiatan pencatatan data, surat-surat informasi secara tertulis serta penyimpanan dokumen sehingga dapat dipergunakan kembali bila diperlukan. Dalam hal ini kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tata usaha. Dalam arti luas, administrasi menyangkut kegiatan manajemen/pengelolaan terhadap keseluruhan komponen organisasi untuk mewujudkan tujuan/program organisasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pekerjaan administrasi merupakan pekerjaan operatif dan manajemen.

Sedangkan administrasi pendidikan merupakan perpaduan dari dua kata, yakni “administrasi” dan “pendidikan”. Pada hakikatnya administrasi pendidikan adalah penerapan ilmu administrasi dalam dunia pendidikan atau dalam pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha praktek-praktek pendidikan. Administrasi sekolah merupakan salah satu bagian dari administrasi pendidikan, yaitu administrasi pendidikan yang dilaksanakan di sekolah. Salah satu alat administrasi sekolah adalah tata usaha.

b.      Dasar dan Prinsip Administrasi Pendidikan

Berikut ini merupakan dasar yang perlu diperhatikan agar administrator dapat mencapai sukses dalam tugasnya. Beberapa dasar dalam administrasi antara lain.

1)      Efisiensi

Administrator akan berhasil dalam tugasnya bila dia menggunakan semua sumber, tenaga, dana, dan fasilitas yang ada secara efisien

2)      Pengelolaan

Administrator akan memperoleh hasil yang paling efektif dan efisien dengan cara melakukan pekerjaan manejemen, yakni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan melakukan pemeriksaan (pengontrolan).

3)      Pengutamaan Tugas Pengelolaan

Bila diharuskan untuk memilih pekerjaan manajemen dan pekerjaan operatif dalam waktu yang sama, seorang administrator cenderung memprioritaskan pekerjaan operatif. Namun ia sebaiknya tidak memfokuskan perhatiannya pada pekerjaan operatif saja karena bila ia hanya berkecimpung dalam tugas-tugas operatif saja, maka pekerjaan pokoknya akan terbengkalai.

4)      Kepemimpinan yang Efektif

Administrator dikatakan berhasil dalam melakukan tugasnya bila ia mampu mengembangkan kerjasma antara seluruh anggota baik secara horizontal maupun secara vertikal.

c.       Tujuan Administrasi Pendidikan

Tujuan administrasi pendidikan pada umumnya adalah agar semua kegiatan mendukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.

Administrasi pendidikan semakin rumit karena menyangkut masyarakat atau orang tua murid, yang terlibat langsung dalam pendidikan itu. Oleh karena itu, semakin baik administrasi pendidikan ini, semakin yakin pula bahwa tujuan pendidikan itu akan tercapai dengan baik.

Sergiovanni dan Carver (1975) menyebutkan empat tujuan administrasi yaitu :

1)      Efektifitas produksi,

2)      Efisiensi,

3)      Kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes),

4)      Kepuasan kerja

Keempat tujuan tersebut dapat digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah. Sebagai contoh: sekolah memiliki fungsi untuk mencapai efektifitas produksi, yaitu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum. Dalam pencapaian tujuan tersebut harus dilakukan usaha seefisien mungkin, yaitu dengan menggunakan kemampuan dana, dan tenaga semaksimal mungkin, tetapi memberi hasil sebaik mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan ke tingkat berikutnya dan dapat menyesuaikan dirinya (adaptivenes) dengan lingkungan sekolahnya yang baru. Selanjutnya lulusan ini akan mencari kerja pada perusahaan yang memberi kepuasan kerja kepada mereka.

d.      Fungsi Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan merupakan tindakan mengoordinasikan perilaku manusia dalam pendidikan untuk menata sumber daya yang ada dengan sebaik-baiknya sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif. Penjabaran istilah produktif biasanya tergantung kepada siapa yang meninjaunya. Ada tiga pola pandang tentang sekolah yang produktif, yakni administrator, psikolog, dan ekonomi.

            Pandangan administrator. Administrator bertanggungjawab untuk mengolah sistem pendidikan. Penentuan untuk mengkategorikan sekolah produktif dapat dilakukan dengan mengaitkan antara input yang digunakan, yaitu ruangan, guru, buku, dan peralatan lainnya dengan output ang diharapkan. Output yang diharapkan harus dapat mencapai keseimbangan yang paling menguntungkan dengan input yang tersedia.

            Pandangan psikolog. Mereka mengaitkan ukuran sekolah yang produktif dengan perubahan dan perilaku peserta didik, yang mencakup pertambahan pengetahuan, nilai dan peningkatan kemampuan lainnya dan mengaitkan pula dengan input yang tersedia. Kesulitan utama dalam pola pandang ini adalah cara mengidentifikasikan dan mengukur perubahan perilaku sebagai akibat pendidikan di sekolah. Kesulitan ini terjadi karena perubahan perilaku peserta didik (output) adalah gabungan antara pengaruh sekolah dan lingkungan luar sekolah.

            Pandangan ekonomi. Pendidikan memberikan kontribusi pada peserta didik untuk berperan dalam sistem ekonomi. Sekolah disebut produktif jika nilai moneter yang diterima oleh setiap individu akibat pendidikakn adalah seimbang atau lebih besar daripada biaya yang dkeluarkan untuk memperoleh pendidikan.

 

e.       Administrasi dan Manajemen Pendidikan

Ada beberapa istilah yang sering disamakan dengan istilah administrasi pendidikan, misalnya manajemen pendidikan. Dalam penggunaannya secara umum, administrasi sering diartikan sama dengan manajemen, administrator dengan manajer.  Namun, akhir-akhir ini ada beberapa penulis yang mencoba membedakannya, walaupun kadang-kadang pembedaaan itu tidak konsisten. Kalaupun ada nampaknya perbedaan itu tidak fundamental. Ketidaksamaan pendapat yang ada dapat dipahami, sebab dalam beberapa prakatiknya ada tiga pendapat tentang hubungan antara administrasi dengan manajemen, yakni administrasi lebih luas dari manajemen atau administrasi mencakup manajemen, pendapat ini sesuai dengan pendapat D. Waldo dalam bukunya Public Administration yang mengatakan: “Public administration is organization of man and materials to achieve the purposes of goverment” (Administrasi negara adalah pengorganisasian dan manajemen manusia dan materi untuk mencapai tujuan pemerintah).

            Administrasi identik dengan manajemen, dengan alasan:

1)      Dilihat dari pengertiannya, baik administrasi maupun manajemen merupakan proses, kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2)      Dalam istilah sehari-hari, terutama dalam arti kelembagaan keduanya sering dipakai menunjuk isi yang seperti Akademi Administrasi, Aakademi Manajemen.

            Administrasi lebih sempit daripada manajemen, dalam arti administrasi tercakup dalam manajemen, secara spesifik administrasi merupakan satu bidang dari manajemen sebab manajemen terdiri atas enam bidang yakni production, marketing, financial, personal, human relation, dan administrative management. Dalam paham ini, administrasi disamakan dengan office management, yakni sebagai kegiatan ketatausahaan atau sama dengan arti adminsitrative yang berasal dari bahasa Belanda.

Polemik tentang kaitan administrasi dan manajemen masih berlangsung sampai saat ini. Namun akhir-akhir ini ada kecenderungan tertentu untuk membedakan penggunaannya. Untuk bidang pendidikan, pemerintahan, rumah sakit, dan kemiliteran dipakai istilah administrasi, sedangkan untuk bidang industri dan perusahaan dipakai istilah manejemen.

f.       Fungsi Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan merupakan aspek yang penting dalam pendidikan. Administrasi pendidikan merupakan keseluruhan proses yang diperlukan dalam penyelesaian pekerjaan-pekerjaan personil sekolah untuk mendidik peserta didik. Jadi administrasi ini ditujukkan kepada pendidikan peserta didik secara tidak langsung.

Selain memiliki tujuan, administrasi pendidikan juga mempunyai beberapa fungsi, yakni administrasi pendidikan memiliki fungsi sebagai (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) penyusunan, (4) pengarahan, (5) pengkoordinasian, (6) pelaporan, (7) penganggaran, (8) pergerakan, (9) pengawasan, dan (10) penilaian.

1)      Perencanaan

Administrasi dan manajemen membutuhkan selalu diawali dengan fungsi perencanaan atau planning. Dalam tahap perencanaan ini administrator berkegiatan untuk merumuskan, memilih, dan menetapkan apa saja aktifitas-aktifitas sumber daya yang akan dilaksanakan dan mungkin yang akan digunakan dimasa datang untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Sergiovanni (1987: 300) berpendapat bahwa: “plans are guides, approximations, goal post, and compass setting not irrevocable commitments or decision commandments”. Jadi rencana adalah sebuah penuntun yang disusun sedemikian rupa yang sulit untuk dirubah.

Sedangkan Enoch (1992:3) berpendapat bahwa definisin perencanaan pendidikan adalah sebagai : “suatu proses mempersiapkan alternatif keputusan bagi kegiatan masa depan yang di arahkan kepada pencapaian tujuan dengan usaha yang optimal mempertimbangkan kenyataan-kenyataan yang ada di bidang ekonomi, sosial budaya secara menyeluruh dari suatu negara”.

Hal ini menunjukan bahwa perencanaan sekolah adalah tuntunan-tuntunan, taksiran, pos-pos tujuan, dan letak-letak pedoman yang telah jadi komitmen dan pernyataan keputusan yang tidak dapat ditarik kembali, yang diatur dan disepakati secara bersama-sama oleh kepala sekolah dan staff personnel sekolah, berdasarkan periode waktu jangka pendek maupun jangka panjang.

Arti penting perencanaan terutama adalah memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin. Terdapat sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan antara lain.

a)      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

b)      Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.

c)      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran;

d)     Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

e)      Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

f)       Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

g)      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami;

h)      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

i)        Menghemat waktu, usaha dan dana.

Selain itu dalam perencanaan terdapat prinsip-prinsip yang harus diperhatikan, karena merencanakan sesuatu harus didasarkan atas pertimbangan tertentu dan sebuah perencanaan haruslah memiliki banyak manfaat, berikut adalah prinsip-prinsip dalam perencanaan.

a)      Perencanaan adalah suatu proses yang berkesinambungan.

b)      Perencanaan adalah suatu proses yang komprehensif.

c)      Perencanaan hendaklah menghasilkan rencana yang fleksibel dan realistis.

d)     Perencanaan harus berorientasi pada tujuan.

e)      Perencanaan pendidikan harus memperhitungkan aspek-aspek kuantitatif dan kualitatif pendidikan.

f)       Perencanaan pendidikan harus melahirkan rangkaian tindakan yang jelas, terarah, dan menurut prinsip efisiensi dan efektifitas.

g)      Perencanaan pendidikan harus didasarkan pada identifikasi fenomena pendidikan yang sedang terjadi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah sebuah panduan untuk mempersiapkan keputusan bagi kegiatan dimasa depan yang mengarah kepada tujuan berdasarkan komitmen-komitmen tertentu.

2)      Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan kegiatan dimana aktivitasnya berisi tentang menyusun dan membentuk hubungan kerja antar pribadi ataupun kelompok, sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam menempuh tujuan yang sudah ditetapkan.

Berikut ini beberapa pendapat para ahli mengenai apa itu pengorganisasian.

a)      Koontz dkk. mengemukakan bahwa pengorganisasian adalah penetapan sturuktur peranan internal dalam suatu lembaga yang terorganisasian secara formal. Pengorganisasian yang efektif dapat membagi habis (merata) dan menstrukturkan tugas-tugas ke dalam sub-sub komponen organisasi.

b)      Terry mengemukakan bahwa pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan di antara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya.

Menurut Sergiovanni, terdapat empat aspek penting ataupun empat syarat yang harus dipertimbangkan dalam pengorganisasian, yaitu

a)      Legitimasi (Legitimacy), memberikan respon dan tuntunan eksternal, yaitu sekolah mampu menampilkan performansi organisasi yang dapat mayakinkan pihak-pihak terkait akan kemampuan sekolah mencapai tujuan melakukan tindakan melalui sasaran.

b)      Efisiensi (efficiency), pengakuan terhadap sekolah pada penggunaan waktu, uang, dan sumber daya sekolah.

c)      Keefektifan (effectivitness) menggambarkan ketepatan pembagian tugas, hak, tanggung jawab, hubungan kerja bagian-bagian organisasi, dan menentukan personnel (guru dan non guru) melaksanakan tugasnya;

d)     Keunggulan (excellent) menggambarkan kemampuan organisasi dan kepala sekolah melaksankan fungsi dan tugasnya sehingga dapat meningkatkan harga diri dan kualitas sekolah.

Menurut Gorton, teradapat langkah-langkah dasar dalam mengorganisasi program sekolah; yang pertama ialah menentukan tugas, kemudian menentukan parameter waktu dan kebutuhan, setelah itu menentukan jabatan dan tanggung jawab, merinci hubungan kewenangan, merinci hubungan komunikasi, identifikasi kebutuhan koordinasi dan penyusunan penetapan kriteria penialian kerja. Dalam pengorganisasian terdapat asas-asas penting yang harus diperhatikan, diantaranya

a)      Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan;

b)      Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja;

c)      Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab;

d)     Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol;

e)      Organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan

f)       Organisasi harus fleksibel dan seimbang.

Thomson menggambarkan bahwa organisasi mempunyai inti teknis kegiatan yang dilaksankan berhubungan langsung dengan lingkungan eksternal, dan mengatasi ketidak pastian dan penyesuaian dalam melaksanakan tugas meliputi pasangan timbal balik antara staff yang selevel seperti guru atau sesama staff personnel lainnya di sekolah (Owens, 1987).

Alasan fungsi pengorganisasian penting:

a)      Mewujudkan struktur organisasi.

b)      Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas.

c)      Wewenang atau tanggung jawab menjadi jelas.

d)     Memperlihatkan antar tugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi.

e)      Sumber daya manusia dan material yang dibutuhkan dapat diketahui.

3)      Kepegawaian

Fungsi yang ketiga adalah kepegawaian. Setara dengan fungsi-fungsi sebelumnya, kepegawaian mempunyai fungsi yang sangat penting dimana kepegawaian adalah pengisian sesuatu bidang atau unit dengan personal yang akan melaksanakan tugas kegiatannya.

Dalam kepegawaian yang menjadi titik penekannya ialah personal itu sendiri. aktifitasnya yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain: menentukan, memilih, menempatkan, dan membimbing personel.

Sebenarnya fungsi administrasi ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place selalu diperhatikan.

Masalahnya selanjutnya yang perlu diperhatikan didalam kegiatan-kegiatan kepegawaian ialah pemberian motivasi kepada para pegawai agar selalu giat, kesejahteraan pegawai (jasmani maupun rohani), insentif dan penghargaan atas jasa-jasa mereka, konduite dan bimbingan untuk dapat lebih maju, adanya kesempatan meng-upgrade diri, masalah pemberhentian dan pension pegawai.

4)      Pengarahan

Suharsimi Arikunto memberikan definisi pengarahan sebagai penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terhadap pra petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar.

Pengarahan (directing) merupakan pengarahan yang diberikan kepada anggota organisasi, sehingga mereka menjadi karyawan yang berpengerahuan dan akan bekerja efektif menuju sasaran yang telah ditetapkan organisasi. Directing juga mencakup kegiatan yang dirancang untuk memberikan orientasi kepada pegawai antara lain informasi tentang hubungan antar bagian, antar pribadi, kebijaksanaan, dan tujuan organisasi.

Falsafah yang dikembangkan dalam fungsi pengarahan ini adalah suatu cara berfikir dalam menejemen yang meliputi pengamatan, pengertian terhadap konsep dan keyakinannya untuk mengambil tindakan. Oleh karena itu, kerja sama dalam satu tim kerja di sekolah memerlukan proses pemantauan (monitoring) yang intesif, yaitu suatu kegiatan untuk mengumpulkan data informasi berkaiatan dengan apa yang dilakukan dalam usaha mengetahui seberapa jauh kegiatan pendidikan yang telah dilakukan oleh guru, konselor, dan karyawan sekolah lainnya telah mencapai tujuannya.

Hal yang penting didalam fungsi pengarahan ialah bagaimana kepemimpinan berperan besar untuk memotivasi dan tentu saja mengarahkan dan mendorong kepada setiap orang yang ia pimpin untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan kapasitasnya.

Pengarahan-pengarahan dapat berupa:

a)       Penjelasan tentang apa, mengapa dan bagaimana tugas;

b)       Urutan prioritas penyelesaian;

c)       Prosedur kerja;

d)      Sarana dan sumber yang dapat dirnanfaatkan;

e)       Pihak-pihak yang berkait dengan urusannya, baik langsung maupun tidak langsung; dan

f)        Bagaimana melakukan penilaian terhadap penyelesaian tugas tersebut.

5)      Pengkoordinasian

Sistem koordinasi pada umumnya tidak efektif karena muncul system birokrasi, dan krisis ini akan terjadi jika organisasi menjadi terlalu besar dan rumit untuk dikelola. Akan tetapi, pada pokoknya penggoordinasian menurut The Liang Gie (1983: 216) merupakan rangkaian aktifitas yang menghubungkan, menyatu padukan dan menyalaraskan orang-orang dan pekerjaan. Sedangkan Oteng Sutisna (1983: 199) merumuskan koordinasi ialah mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud yang telah ditetapkan.

Koordinasi dapat diwujudkan dengan menggunakan cara-cara antara lain:

a)       Konferensi atau pertemuan lengkap yang mewakili unit kerja;

b)       Pertemuan berkala untuk pejabat-pejabat tertentu;

c)       Pembentukan panitia gabungan jika diperlukan;

d)      Pembentukan badan kooordinasi staff untuk mengkoordinir kegiatan;

e)       Mewancarai bawahan untuk mengetahui hal penting yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya;

f)        Memorandum atau instruksi berantai; dan

g)       Ada dan tersedianya buku pedoman organisasi dan tata kerja.

6)      Pengangaran

Dianalogikan sebagai aspek penting dalam kebutuhan sehari-hari, dimana manusia membutuhkan makanan untuk melakukan kegiatan, begitulah pentingnya fungsi pembiayaan ini.

Pembiayaan adalah kegiatan yang berisi tentang dana dan anggaran. Pembiayaan sekolah adalah kegiatan mendapatkan biaya serta mengelola anggaran pendapatan dan belanja pendidikan menengah. Kegiatan ini dimulai dari perencanaan biaya, usaha untuk mendapatkan dana yang mendukung rencana itu, penggunaan, serta pengawasan penggunaan anggaran tersebut.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan itu antara lain:

a)      Perencanaan tentang berapa biaya yang akan diperlukan,

b)      Dari mana dan bagaiamana itu dapat diperoleh/diusahakan,

c)      Bagaimana penggunaannya,

d)     Siapa yang akan melaksanakannya,

e)      Bagaiamana pembukuan dan pertanggung jawabannya, dan

f)       Bagaimana pengawasannya, dll.

7)      Pergerakan

Penggerakan atau istilah pembimbingan menurut the Liang Gie merupakan aktifitas seorang manager dalam pemerintahan, menugaskan, menjuruskan, mengarahkan, dan menuntun karyawan atau personnel organisasi untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Terry menjelaskan actuating merupakan usaha untuk menggerkan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran organisasi.

Adapun menurut Keith Davis (1972) menggerakan ialah kemampuan membujuk orang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat.

Unsur essensial dalam organisasi yaitu kebersamaan langkah maupun gerak didasarkan instruksi yang jelas untuk mencapai suatu tujuan.

Jadi pemimpin hanya mungkin melakukan pergerakan dengan sebaik-baiknya apabila bawahannya menaruh kepercayaan dan penghargaan terhadapnya. Jadi setiap pemimpin atau menejer yang ingin menjalankan kepemimpinannya dengan efektif harus meningkatkan kualitas dirinyaagar menjadi seorang pemimpin (leader) dengan memiliki format authority, technical authority, dan personal authority yang memadai.

Di dalam menggerakkan sesuatu pastilah ada proses-proses yang mungkin dapat membantu, namun hal itu tidak lepas dari objek yang kita gerakkan tersebut, jadi tidak ada pedoman tertentu dalam penggerakkan, namun berikut ini pedoman umum yg mungkin biasa dilakukan, yaitu:

a)      Motivasi kepada anak didik, bawahan, pegawai, dan sebagainya;

b)      Komunikasi yang efektif;

c)      Mengembangkan partisipasi aktif dikalangan pekerja;

d)     Pemberian tugas yang sesuai dengan minat dan kemampuan pekerja; dan

e)      Perbaikan iklim organisasi dan kondisi-kondisi pekerja.

8)      Pengawasan

Kegiatan pengawasan ini dilakukan agar prilaku personalia organisasi mengarah ke tujuan organisasi, bukan semata-mata ke tujuan individual; dan agar tidak terjadi penyimpangan yang berarti antara rencana dengan pelaksanaan. Dengan demikian jelaslah controlling mencakup kelanjutan tugas untuk melihat apakah kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai rencana. Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Pengertian pengawasan yang lebih sederhana dikemukakan oleh Johnson (1973: 74) yaitu sebagai fungsi sistem yang melakukan penyesuaian terhadap rencana, mengusahakan agar penyimpangan-penyimpangan tujuan system hanya dalam batas-batas yang dapat ditoleransi. Dengan denikian dapat ditegaskan bahwa sasaran pengawasan adalah prilaku individu sebagai orang-orang yang memproses lancarnya kegiatan pembelajaran dan tidak terjadi penyimpangan. Pengertian ini mengacu pada dua hal yaitu performan personel dalam memproses obyek dan hasil pendidikan.

Menurut Terry (2003: 18) ada berbagai cara untuk mengadakan perbaikan, termasuk mengubah rencana dan bahkan tujuannya, mengatur kembali tugas-tugas atau mengubah wewenang, tetapi seluruh perubahan tersebut dilakukan melalui manusiawi.

Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan pengawasan menurut Massie (1973) ialah:

a)      Tertuju kepada strategis sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan;

b)      Pengawasan menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan;

c)      Flexible dan responsive terhadap perubahan –perubahan kondisi dan lingkungan;

d)     Cocok dengan organisasi pendidikan, misanya organisasi sebagai system terbuka;

e)      Merupakan control diri sendiri;

f)       Bersifat langsung yaitu pelaksanaan control ditempat pekerja; dan

g)      Memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personnel pendidikan.

Pengawasan yang baik adalah yang dapat memanfaatkan profesi dan karier manusia (personnel) secara optimal yaitu:

a)      Mengikutsertan mereka menentukan sasaran;

b)      Menciptakan iklim yang mendorong pengembangan diri; dan

c)      Membuat mereka responsive dengan semangat yang menantang. Untuk itu perlu ada suatu system penilaian yang sistematis dan tepat yang dapat memberi gambaran seberapa singkat kualitas yang diperolah.

9)      Penilaian

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Evaluasi mengetahui berhasil atau tidaknya suatu program, diperlukan adanya penilaian atau evaluasi. Tiap penilaian berpegang pada rencana tujuan yang hendak dicapainya, atau dengan kata lain setiap tujuan merupakan kriteria penilaian.

Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan, tidak didirikan orang untuk memperoleh penghasilan, melainkan untuk memelihara dan memajukan kebudayaan. Dengan demikian penilaiaan tentang efisiensi pendidikan bukanlah untuk menentukan untung rugi secara finansial. Berhasil atau tidak berhasil pendidikan harus dinilai dari sudut keuntungan–keuntungan atau kerugian masyarakat.

Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :

a)       Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja, pekejaan tersebut berhasil;

b)       Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien;

c)       Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak; dan

d)      Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.

Perlu ditekankan di sini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.

Di dalam fungsi penilaian ini terlihat kegiatan-kegiatan monitoring, kontrol, dan supervisi. Monitoring dilakukan selama berlangsung proses pelaksanaan pekerjaannya untuk memperoleh informasi tentang pelaksanaan. Demikian kita lihat bahwa penilaian, monitoring, kontrol dan supervisi berkaitan sangat erat dan mempunyai tujuan yang sama ialah untuk lebih memperbaiki pelaksanaan program suatu organisasi atau lembaga.

Penilaian tidak hanya mengenai hasil atau tujuan akhir seperti telah direncanakan semula. Penilaian semacam ini dalam rangka sistim instruksional disebut evaluasi sumatif. Penilaian juga dilakukan selama berlangsungnya proses kegiatan penilaian ini disebut formative evaluation. Pendek kata, penilaian itu harus dilakukan secara berkesinambungan dan mengenai segi kehidupan organisasi atau lembaga.

ADMINISTRATOR

            Administrasi merupakan upaya untuk mengendalikan segala SDM dan SDA untuk memperoleh tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu, memerlukan cara berfikir yang rasional. Cara berfikir tersebut diperlukan karena administrasi adalah ilmu yang nyata dan hadir di kehidupan manusia. Seorang administrator memerlukan cara berfikir secara rasional. Cara berfikir rasional dapat dikatakan merupakan cara berfikir manusia yang ke-enam, atau berfikir secara intelek (Prajudi, 1982: 10).

Cara Berfikir Rasional

            Secara normal manusia mempergunakan lima macam cara berfikir dalam kehidupannya sehari-hari. Kelima cara tersebut, yakni:

a.       Ngelamun/Austik

Cara ini yakni kita mengalami atau melihat di dalam alam pikiran (mind) kita. Ini merupakan suatu rangkaian gambaran ide yang tidak lengkap dan samar-samar. Ngelamun merupakan manifestasi daripada angan-angan atau keinginan yang terpendam  yang selalu ada di setiap manusia.

b.      Mengingat

Cara ini dipakai dengan jalan mengingat kembali apa yang telah kita kerjakan atau lakukan. Misalnya pada saat kehilangan kunci motor, dan kita berfikir dengan mencoba mengingat dimana kita terakhir mempergunakan dan menaruhnya.

c.       Imajinatif

Cara ini dilakukan bilamana kita misalnya sedang memikirkan mau membelikan kado untuk menyenangkan orang lain.

d.      Taktis/Mengkali

Cara berfikir yang kita lakukan bilamana misalnya kita hendak memetik mangga di pohonnya yang tinggi, atau cara untuk mengalahkan lawan di pertandingan bola.

e.       Percaya

Cara berfikir kita gunakan bilamana misalnya kita sedang berbincang dengan teman kita, dan mempercayainya pendapatnya tentang suatu pokok permasalahan.

 

Adminisitrator

            Administrasi ada karena disebabkan adanya administrator yakni seseorang yang menggerakan sistem administrasi. Cara administrator menjalankan administrasinya dengan (a) mengembangkan organisasi, (b)  mengembankan sistem informasi, dan  (c) mengembangkan sistem manajemen. Administrator adalah orang yang member tugas, kewenangan dan pengarahan-pengaragan (Prajudi, 1982: 71). Adapun tugas dari administrator antara lain:

a.       Menguasai dan menghayati badan usaha yang dipimpin.

b.      Merumuskan lebih lanjut segala apa yang menjadi kehendak dan keputusan pimpinan.

c.       Memelihara dan mengambangkan organisasi yang dipercayakan kepadanya setapat-tepatnya.

d.      Mengembangkan dan memelihara sistem informasi yang secara tepat, termasuk sistem pembukuan, kearsipan, dokumentasi dan komunikasi.

e.       Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen dengan tepat.

f.       Melaksankan tugas sesuai tujuan dan maksud dari badan usaha yang dipimpinnya.

DAFTAR PUSTAKA

Burhanudin, Yusak. 2005. Administrasi Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia.

Daryanto. 2001. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta,

_______. 1998. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta,

Engkoswara, dan Komariah, Aan. 2011. Administrasi Pendidikan. Bandung: Alfabeta,

Gunawan, Ary. 1996. Administrasi Sekolah:administrasi Pendidikan mikro. Jakarta:Rineka cipta.

Maulida,fella. 2012. Menejemen Sekolah. (diakses tanggal 28/11). http://manajemensekolah24.blogspot.com/2012/10/manajemen-peserta-didik.

Nawawi, Hadari. 1997. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Gunung Agung

Ngalim, Purwanto, M. 2010. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Putra, Eka. 2012. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. online: www.belbuk.com/pengambilan-keputusan-dan-sistem-informasi-p-154.html  (diakses pada tanggal 15 November 2013 pukul 12.00 WIB).

Rahman,Fandi. 2013. Bahaya Narkoba Bagi Remaja. (diakses tanggal 28/22). http://www.tugasku4u.com/2013/05/makalah-bahaya-narkoba-bagi-remaja.

Riswanda. 2012. Sistem Informasi dan Pengambilan Keputusan. online: sweetmanggo.blogspot.com/2008/12/sistem-informasi-dan-pengambilan.html (diakses pada tanggal 15 November 2013 pukul 12.00 WIB).

Sagala, Syaiful, 2005. Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: Alfabeta

Siagian Sondang, P. 1992 Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: PT Rineka